Xây Dựng Hệ Thống Chăm Sóc Khách Hàng

HỆ THỐNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Giải pháp giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững

Tại sao cần chăm sóc khách hàng?

Với sự phát triển mạnh mẽ của các ngành kinh doanh, đôi khi có những sản phẩm rất giống nhau. Vậy, làm cách nào để có thể khiến khách hàng lựa chọn sản phẩm của bạn? Điều quan trọng bạn có thể làm để thu hút và giữ chân khách hàng chính là chăm sóc khách hàng thật chu đáo, tận tâm. Giải pháp chăm sóc khách hàng là công cụ hiệu quả trong quá trình mang sản phẩm đến gần hơn với khách hàng.

Thu hút khách hàng

tiềm năng

Giảm thiểu phàn nàn, khiếu nại của khách hàng

Tạo ưu thế cạnh tranh

so với các đối thủ

cùng ngành

Tăng giá trị thương hiệu của doanh nghiệp lên đáng kể

Giúp giữ chân khách hàng và tăng tỉ lệ mua lại của khách hàng

Là công cụ tiếp thị thương hiệu

vô cùng hiệu quả

Tại sao hệ thống chăm sóc khách hàng ngày càng trở nên quan trọng?

Chăm sóc khách hàng là một bộ phận của doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ làm thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Công việc chăm sóc khách hàng diễn ra cả trước, trong và sau khi sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt sẽ giữ chân được khách hàng ở lại với doanh nghiệp lâu hơn.

Liên hệ tư vấn ngay

Các cách chăm sóc khách hàng hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp

Xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp

Cần chú trọng xây dựng một đội ngũ nhân viên có kiến thức và trình độ chuyên môn cao. Điều này là cơ sở cho sự phải triển của dịch vụ chăm sóc khách hàng. Nhân viên cần phải luôn sẵn sàng lắng nghe khách hàng để giải đáp mọi vấn đề của khách hàng.

Tìm hiểu Insight khách hàng

Cá nhân hóa khả năng tiếp cận khách hàng là một trong những cách giúp nâng cao hiệu quả trong chăm sóc khách hàng. Dựa vào những thông tin cụ thể về từng cá nhân để hỗ trợ và tư vấn dễ dàng hơn.

Quản lý thông tin khách hàng

Việc quản lý thông tin khách hàng chi tiết ngay từ khâu chăm sóc sẽ giúp đơn giản hóa công việc cho bộ phận sale. Những thông tin cơ bản có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và sàng lọc là: Tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ nhà, địa chỉ email,…

Có chế độ hậu mãi chuyên nghiệp

Sản phẩm hoặc dịch vụ phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng là việc không thể tránh khỏi. Đối với những trường hợp này, hầu hết khách hàng sẽ không muốn nghe lời giải thích hay xin lỗi, khách hàng chỉ muốn giải quyết nhanh chóng. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng các chế độ hậu mãi tốt nhất để giúp việc chăm sóc khách hàng được tối ưu.

Xây dựng Customer Journey

Customer Journey – Hành trình khách hàng đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình định hình cách tương tác tác và trải nghiệm khách hàng. Thông qua đó, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng bán được sản phẩm, dịch vụ mà còn nâng cao định vị thương hiệu. Đồng thời, còn hỗ trợ hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề của khách hàng, xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững.

Đầu tư vào các sàn thương mại điện tử

Với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường thương mại điện tử như hiện nay, bạn không thể bỏ qua nền tảng nàng. Đây là giải phải chăm sóc khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tạo nên những bước đi mới.

Tương tác với khách hàng thường xuyên

Một trong những yếu tố để tạo thiện cảm với khách hàng chính là tương tác với khách hàng thường xuyên. Sử dụng một tin nhắn hoặc một email để nhắc nhở khách hàng vào định kỳ hoặc dành lời chúc vào các dịp đặc biệt là cách tạo thiện cảm với khách hàng. Cách chăm sóc khách hàng này tuy đơn giản nhưng hiệu quả mang lại vô cùng cao.

Cá nhân hóa việc tiếp cận với khách hàng

Các yếu tố xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Hoạch định chiến lược chăm sóc khách hàng

Bản kế hoạch càng chi tiết, càng rõ ràng bao nhiêu thì khả năng thành công càng cao bấy nhiêu. Những thông tin cần thiết để tạo ra bản kế hoạch chăm sóc khách hàng có giá trị bao gồm:

Đánh giá mức độ quan tâm đến khách hàng của doanh nghiệp hiện tại

Tìm hiểu, xác định nhu cầu khách hàng

Đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên

Xây dựng bộ phận tiếp nhận phản hồi

Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một bộ phận thường xuyên thu thập những phản hồi từ khách hàng với mục đích cải thiện tính năng sản phẩm. Bộ phận này giúp doanh nghiệp có thể hiểu cặn kẽ vấn đề của khách hàng, từ đó đưa ra các bước giải quyết hiệu quả. Công việc này tốn khá nhiều chi phí và thời gian. Đặc biệt nó gây nhiều khó khăn đối với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Xây dựng đội ngũ CSKH chuyên nghiệp

Chủ doanh nghiệp cần tập trung phát triển vào khâu đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ, kỹ năng cho chuyên viên chăm sóc khách hàng. Ví dụ như về cách chào hỏi, trả lời các câu hỏi, giải quyết tình huống như thế nào? Thái độ, giọng điệu khi tiếp xúc trực tiếp hoặc qua cuộc gọi như thế nào để chuyên nghiệp nhất? Ngoài ra, kinh nghiệm cho thấy không nên để các bộ phân khác (kĩ thuật, kế toán...) đảm nhiệm vai trò này.

Ứng dụng chăm sóc khách hàng đa kênh

Công ty hãy tận dụng tổng hợp các kênh truy cập đến từ bên ngoài: SMS, E-mail, Facebook, Zalo, Instagram... Lượng khách hàng tiếp cận được có thể sẽ gấp hàng trăm lần so với cách tiếp cận truyền thống.

Tuy nhiên, đừng vì thế mà bỏ qua các phương pháp truyền thống. Bỏ qua một phương tiện chính là bỏ qua một lượng khách hàng. Hãy tăng cường kết hợp mọi kênh truyền thông để đạt kết quả cao nhất.

Áp dụng phần mềm quản lý CRM vào CSKH

Đây chính là chìa khóa tạo nên đòn bẩy gia tăng sức bật cho doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ cao vào hệ thống chăm sóc khách hàng thể hiện mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Nhờ các công nghệ mới nhất, quy trình làm việc của hệ thống chăm sóc khách hàng sẽ trở nên rõ ràng, khoa học, chính xác nhất. Doanh nghiệp sẽ hạn chế việc quên lịch tư vấn, liên lạc hay các thông tin khách hàng.